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浅析福建省高职高专学生档案管理现状

来源:985论文网 添加时间:2022-02-14 12:07
档案是指机关团体、社会组织和个人在社会活动中产生的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种载体的文件材料,在社会生活的各个领域都发挥着重要的作用,它是行政工作的查考凭证、生产建设的必要依据、科学研究的基本条件、也是对群众进行宣传教育的生动素材。高职高专学生档案不同于其他档案,主要是针对学生进行资料基本信息管理的一种专门性工作。
高职高专学生档案是学生在校期间综合表现的一面“镜子”,是对每一位有机会接受高等教育的学生在校期间的各种表现,包括学业成绩、思想道德修养、奖惩、综合素质、个人专长、以及所参加的各项社会公益活动的真实再现。不仅可以反映一个学生的真实情况,还可以为老师、学校、社会提供一个了解学生的平台。同时,学生档案是推荐就业的重要的凭证,这是最为真实的反映和记录,是大学生在今后的就业用人单位安置岗位,发挥学生潜能的重要参考依据,尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说,档案政审更是笔试,面试之后必不可少的一个重要步骤。作为“国家人事档案的组成部分”[1]档案是个人信息的重要载体,是单位选拔人才的重要依据。
然而,高校的大学生档案管理工作仍然存在许多不规范不标准的现象,使得档案不能恰如其分地描绘出其真实情况,也给用人单位的档案管理工作带来许多麻烦。随着高等教育大众化时代的到来以及目前就业竞争激烈的情况下,高职高专的学生人数不断增加,国际国内形势也发生变化,高校学生档案工作也面临许多新的问题和困难,需要高校学生档案工作者不断研究新形势,分析新问题,迎接新挑战,因此做好学生档案管理工作是一项重要的任务。
一、高职高专学生档案的管理范畴(一级标题是黑体,小三,下同)
(一)高职高专学生档案的相关内容(二级标题是黑体,四号,下同)
一份完整的高职高专学生档案应该包括临时档案和终身档案,二者缺一不可,对学生来说具有同等重要的作用。临时档案是指学生在高校就读期间学院进行设置的各项基本材料。所谓终身档案是指一个学生到新的环境之后提供学校的,是由原先的学校及招办所提供的关于学生在入学之前的各项基本资料。学生档案的来源包括中学学习阶段、高考阶段和高校学习阶段等三个阶段。其中学生档案在高职高专的学习中是大学生档案的主体,内容丰富,如下表所示:
表一:档案内容(表格的题目头是在表上,具体标注序号和表名)
序号 类别 具体细分
1 政治思想方面 大学生在校期间的政治表现、思想坚定、入团志愿书、申请书、团员年度注册表、党校结业证、入党申请书、思想汇报等;
2 学习成绩方面 学历、学位等证明材料,学生各科考试考查成绩、计算机等级考试、学生综合测评、毕业论文获得学位等;
3 心理素质方面 反映学生的个性倾向和职业取向的个性心理特征测评书等;
4 健康状况方面 反映大学生身体素质的健康体检卡以及体育考试和考查成绩及健康登记等;
5 履历材料方面 高校学生登记表;学年鉴定、实践鉴定、其它教学活动鉴定;
高校学生的档案作为校方提供给用人单位的一项真实可信的学生的人信息,应该具有高度的真实性与可靠性。力求大学生的档案能客观、公正、真实地反映当代大学生的能力、素质等概况,为用人单位提供可靠有效的参考,从而促进大学生的就业,真正发挥档案作为学生的一种人生经历真实凭证的功能。
(二)高职高专学生档案管理的特点
档案是人类社会生活的产物,直接记录了人们的工作、活动和各方面的情况,最基本的性质是原始记录性,高校学生档案具有工作量大、过渡性、周期性、保密性、频繁性、专业性的特点。理解档案的特点对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系,都有实际的指导意义。
1.工作量大。(三级标题是黑体,四号)学生档案管理工作量表现在两个方面:一是档案多。档案数量庞大,种类繁多、形式多样、内容分散,而且多以孤本形式存在。在高校扩招和高校的合并的同时,高校规模也随之增大,因此每年需要接收的新生档案以及需要转递的毕业生档案数量也非常大。其次,表现在档案包含材料多,学生档案管理工作包括:学生奖惩记录材料的存档,因学籍变动进行档案调整,学生查询利用本人档案,用人单位对毕业生进行调阅,考研,考公务员的学生提前调档,已毕业的学生把寄存在学校的档案办理转递等。两方面造成档案管理工作的量比较大。
2.过渡性。高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程,以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等,如:有的学生因考试作弊而受到处分,后来由于表现较好又处分不归档;有的学生从休学到复学等,这些变化都要及时做好记录,这是今后形成完整档案的基础。学生在进入社会之前以及在校期间档案都由学校保管,毕业之后档案才交由人才中心保存,因此具有过渡性。
3.周期性。高校学生档案随学生毕业就业而去,在学校仅存放3~4年,或者最长不超过6年。学制越长,学生在校时间也越长,学生档案流动的周期就长,相反,学制越短,学生在校时间就越短,学生档案就流动得较快。学制是由国家政权机关制定并颁布实施的,制定任何一种学制都要受到一定因素的制约。对于高职高专学生而言,在校的学制是三年,档案放在学校管理的时间也是跟随学制而走的,档案留在学校的周期性就会降低,可见,学制对档案管理具有限制性的作用,学制决定了学生档案的周期性。
4.保密性。所谓“秘密”,一般指不宜为他人所知晓的事项。在档案管理过程中所涉及的有关某一方面的个人秘密。学生档案都记载了学生的很多个人情况,家庭情况、成绩记载、奖惩情况等,这些都属于个人隐私。因此,必须对某种档案实行时间和范围等方面的“限制利用”,即保密。超出了保密的范围就有可能对他人造成某种程度的损害,或者影响到这部分档案作用的充分发挥和有效利用。所以,档案人员在具体划分需要保密档案的范围时,必须要按有关规定严格进行管理,以免出现不必要的麻烦。
5.频繁性。学生档案在学校档案中利用频率比较高。根据实际工作经验,学生就业、丢失毕业证书、报考研究生、出国留学、参军、报考公务员等,均需利用在校期间的档案。近年来,由于人才流动频繁以及假文凭的泛滥更提高了档案的利用率。所以更加要求学校采取措施加强对学生档案的管理。
6.专业性。档案工作有自身的规律和一整套专门的理论、原则和方法,并有许多的职业技术规范。档案工作要根据科学的理论原则,采取科学的技术方法,搞好档案的系统化整理,对档案采取安全保护措施,编制系统的检索工具,研究档案的内容,确定其保存价值,这样才能发挥对档案的作用,满足社会的需要,档案工作的每个工作环节都要遵循档案的客观规律。都要运用科学的原则和方法。档案工作还有学多专门技术,特别是当今,档案管理工作正各现代化迈进,许多新技术都运用到工作环节。因此,要求档案工作人员要接受专门的训练和实践,以适应职业的需要。
 
二、当前高职高专学生档案的管理工作中存在的问题   
高职高专学生档案的管理是指有计划地对学生的学习、生活情况进行记录与评定的工作,代表学生所在学校的工作态度与学生的优秀与否,这是关系学校与学生自身素质的关键工作。但长期以来,档案管理工作一直存在许多问题,高校学生档案未能得到应有的重视,导致档案材料收集不全,质量不高,不能准确全面反映高校学生的全貌,甚至出现档案丢失等现象。根据现状分析得出,这项工作存在以下几个方面的问题:
(一)高职高专学生对于档案管理的意识相对淡薄
许多学生的档案意识薄弱,认为档案可有可无,档案意识不到位,对档案不了解也不关心,甚至有的毕业好几年了,档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,还有一些甚至不知道档案丢在何处。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。目前的情况大部分的大学生对于档案管理的意识都处于淡薄的状态,认识程度不够,没有引起足够的重视,因此,增强学生的档案意识,是学生档案管理工作的一个重要组成部分,高职高专院校要加强树立和强化学生档案意识是做好档案工作的前提和基础。
(二)学生档案管理材料不符合归档的要求
根据中共中央组织部和国家档案局联合下发的《干部档案工作条例[2]第十章附则的附件一干部档案卷皮、档案袋样式和规格规定,收集的材料必须经过认真的鉴定。须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔,铅笔,或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。但有时候发现很多档案材料都不符合要求,比如纸张各异,尺寸大小不一。学生登记成绩,使用各类型号的纸张,甚至有的表格页边距非常小,无法装订,给档案管理增加难度。
(三)档案管理人员缺乏专业素质与责任心
档案管理人员可以分为两大类,一是校内档案人员。我省有些高校对档案管理工作的重要性认识不足,雇用一些非专业人员从事档案工作的管理,程序不符合规定,因此,相当一部分管理人员对高校学生档案的管理缺乏专业素质与责任心,不熟悉学生档案管理的规律;也没有充分的时间和经历去研究并熟练运用新的管理手段,造成学生资料收集不及时,材料放错地方或个别学生档案丢失的现象,严重阻碍了学生的就业和择业。二是校外档案机构都管理人员,可能缺少相应的正规培训,加上自身也缺乏一定的创新精神,所以那些管理人员的业务水平也难以得到提高。因此提高档案管理工作者的管理能力也是一项重要的任务。
(四)毕业后学生档案转移的路径不畅
前几年国家都对高职高专毕业生都实行分配工作单位,学生档案也会由学校在学生离校后统一寄往生源地或者我们所在的用人单位。最近这几年,国家不再实行分配工作的制度,由毕业生自己出去找工作。现在学生就业大多数都是民营企业,单位没有管理职工档案的部门,因此毕业生的档案放到什么部门管理,学生一知半解。只有一小部分学生在学校的建议下,把档案放在人才交流中心管理比如福建省的学生档案有些就由海峡人才市场进行代管,待毕业生落实就业单位后将档案移交至相应的就业单位,在这个移交的过程中,会导致一些学生档案丢失,给毕业生的就业带来一些麻烦。而大部分学生不知道档案放在哪里,深知毕业几年后还到学校学生档案室查询本人档案去向,有的学生甚至把档案放在自己手中,由于保管不当导致损坏丢失。
 (五)在社会观念层面中存在制约档案管理的问题
随着社会竞争的日趋激烈,档案造假、学历造假等不道德的事件时有发生,使学生档案的严肃性受到严重的影响,难以得到应有的重视。现在很多用人单位不再把学生档案作为选拔录用人才的依据,甚至还会发生丢失档案的情况。受此影响,高职高校、学生对档案的重视程度也在逐渐弱化。
三、高职高专学生档案管理工作的对策
(一)做好宣传教育,提高高职高专学生的档案意识
提高学生档案管理意识可从以下两个方面进行:一方面高校应通过入学教育、课堂教学、实践活动、就业指导、毕业教育等环节向学生讲解档案的基本知识、档案管理规范以及相关的法律法规,增进学生对档案的了解,使学生认真对待自己的档案。如学校可以组织学生定期到学校的档案馆以及各地的认识档案部门参观了解档案的形成过程、保管以及如何利用和发挥档案的价值,使每个新生在入学起就对自己档案有高度的认识,从而提高学生的档案意识。另一方面学生作为档案的主体,应该树立自身的档案意识,认识到学生的档案管理在今后的就业中起着至关重要的作用。高职高专学生要自主的学习档案管理知识的相关内容,培养学生的管理能力;通过刻苦学习、认真实践,在完善自我的过程中不断充实档案管理的相关内容,对自己的未来负责。
(二)档案管理应该要建立健全制度化和科学化的统一标准
“树立以人为本的思想,为学生工作服务”的思想[3]。高校学生档案的领导者应切合实际、更新观念,树立以学生为本的新观念。为了保持学生档案的完整性和系统性,就必须建立一套完善的的学生档案管理制度,制定相关文件,加大宣传力度,档案管理部门应扩大收集学生档案材料的范围,丰富档案的内容,提高学生档案的内在价值和利用价值。除了收集一些传统的学生档案材料以及加入体现学生个性特长、个人综合能力、心理健康、诚信等方面的材料。
一方面要建立健全科学化。树立先进档案管理理念,健全档案管理的机制。先进的档案管理理念是档案管理工作顺利开展的保证。健全的档案管理制度包括档案的归档,使用。实行领导主管,集中管理的档案管理模式。另一方面要建立健全规范化。档案工作目标管理规范化,要求档案工作纳入单位工作计划目标管理责任制,确定单位领导人和工作人员责任制。还要进行统一规划,有章可循,才能保证学生档案的管理走向制度化和科学化的轨道。更要把好档案保密关,维护档案的真实性、完整性。
(三)高职高专学校要加强对档案工作的重视
高校学生档案管理工作同教学工作一样重要,是学生今后发展的关键环节,学校要加强自身档案的管理意识,高度重视学生的档案管理,提高学生档案管理的地位。要了解有关学生档案工作文件精神,定期听取工作汇报,提出任务和要求,组织学生管理部门定期研究、部署学生档案管理工作,制定学生档案工作近期或远期规划和实施方案,做到有计划、有布置、有检查、有落实。可以督促档案相关人员做好这方面的内容,这方面可以分为两个部分,一是在学生档案进入库房之前,要仔细注意检查档案有无破损部分,应及时发现相关的问题,档案的分类也要明确,不可随意的放在同一个地方,确保查找方便,避免到时候难以找到相关的档案内容;二是档案在进入库房之后要定期进行卫生的清理,以及门窗的各项检查,避免风吹雨打,导致档案的破损。加强综合档案室的日常管理工作,定期检查,保证档案完整无缺,保持档案完整清洁。
此外,作为学生的班主任、辅导员,还应本着对学生负责的态度,为用人单位和社会服务的思想,在填写学生鉴定时,应根据实际,客观、真实地写出每个学生的特点,尽可能地将其个人特点表现出来,建立起一个个性突出的学生档案,做到“见档如见人”,为用人单位提供生动、详实的档案材料,立体、全面地反映出学生的发展情况,从而更好地为学生服务,为社会服务。
如以下学生档案管理流程

(图的序号是在图的下面,序号和图名)
(四)提高学生档案人员应的素质
档案管理工作专业性强、有其自身的组成和管理方法,涉及的知识面很广,对档案管理员的业务素质要求较高。高等学校学生档案管理工作要实行专职管理,管理人员除了要有强烈的事业心和责任感外,还要加强自身学习和相互交流。一方面,从政治素质出发,档案人员要忠诚于档案事业,恪守本职,遵纪守法,勤奋工作;另一方面,档案人员应具备相应的专业素质,熟悉档案工作的法律、法规和规章制度,掌握档案工作的一般规律,学习、掌握档案工作专业知识,不断提高档案业务技能,善于解决档案工作实际问题。还要本着以学生为本,重视民生档案的理念,发挥主观能动性和积极性,采用现代化管理手段,不断总结管理经验,从细微处着手,对学生档案进行科学、规范的管理,大力提高工作能力和管理水平,做好档案管理工作。  
(五)完善方位的档案管理流通之处
高职高专学生毕业后,有一部分学生的档案将转向社会,而另外一部分将由人才市场进行保管。有些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生,准备考研的毕业生,还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生,以上这些毕业生还可以选择将自己的档案放在人才交流机构托管。比如福建省的学生毕业后有些学生档案就由海峡人才市场(海峡人才市场是由国家人事部和福建省人民政府共同组建的国家级人才市场,是省政府直属事业单位,面向各类用人单位和各类人才,提供人才供求信息,提供省内外、国内外人才交流,大中专毕业生就业指导推荐)进行代管,待毕业生落实就业单位后将档案移交至相应的就业单位,该过程比较复杂,应建立完善运行的机制,增加档案管理的流通和便捷的渠道,以便毕业生需要时可以快速找到自己的相关档案。
四、结束语
总结本次的学生档案管理现状分析,得出以下结论:做好高校学生档案管理工作,不仅有利于毕业生就业,还有利于促进高校自身建设,提高社会信誉。管理档案人员在实际工作中要不断提高自身业务水平,以使档案管理工作做得更扎实而富有成效。同时学生档案的管理方法、管理模式尚须不断被探索、完善,才能更好地为学校各项工作服务。加强学生档案管理不仅仅是为提高学生档案管理工作的水平,更是促使各个高校通过内强素质,提高自身竞争力的有效途径之一。只要思想上重视,制度上落实,科学规范工作,就能更好地管理学生档案,就能最大限度地发挥高校学生档案的作用,从而为高校学生的教育管理起着应有的作用。
 
 
 
参考文献:(“参考文献”四个字是黑体,5号)
(参考文献必须按以下格式填写,宋体,5号,行距1.5倍距。)
[1]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界,2005,(08).
[2]李林悦.从以人为本看学生档案管理工作创新[J].云南档案,2009,(10).
[3]李媛.高职院校学生档案管理探析[J].黑龙江档案,2013(04).
[4]刘波,张志宏,刘轶群,刘博.高职院校学生档案管理存在的问题与对策[J].科技信息 2009(05).
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